注冊(cè)公司是創(chuàng)業(yè)者成為合法企業(yè)的第一步，也是最重要的一步。通過(guò)完成這個(gè)過(guò)程，你可以獲得法律保護(hù)，讓你的企業(yè)更加正式和專(zhuān)業(yè)。接下來(lái)，主頁(yè)將給大家介紹墊付稅款如何做賬的相關(guān)信息。希望可以幫你解決一些煩惱。

每月面對(duì)員工堆成山的差旅費(fèi)發(fā)票，財(cái)務(wù)人是不是都要深呼吸三次？“這張出租車(chē)票沒(méi)有行程單能報(bào)嗎？”“預(yù)借的5000元沖抵后差額怎么算？”“為啥明明是差旅費(fèi)，進(jìn)項(xiàng)稅卻不讓抵扣？”這些問(wèn)題簡(jiǎn)直是家常便飯。

更頭疼的是，一旦科目記錯(cuò)、抵扣出錯(cuò)，不僅要返工改賬，還可能被稅務(wù)稽查盯上——去年就有企業(yè)因?yàn)榘褑T工探親機(jī)票記成差旅費(fèi)，被要求補(bǔ)繳稅款 滯納金，白白損失好幾萬(wàn)！

別慌！今天就用大白話 真實(shí)案例，把差旅費(fèi)從借款、報(bào)銷(xiāo)到稅務(wù)處理的全流程拆透，不管是新手還是老會(huì)計(jì)，看完都能輕松上手，再也不用為做賬熬夜！

一、先劃重點(diǎn)：這些錢(qián)才算“正經(jīng)差旅費(fèi)”

不是員工外出花的每一分錢(qián)都能往“差旅費(fèi)”里塞！得是“因公外出”的合理開(kāi)銷(xiāo)，具體包括：

- 交通費(fèi)：飛機(jī)票、火車(chē)票、長(zhǎng)途汽車(chē)票、出租車(chē)費(fèi)、網(wǎng)約車(chē)費(fèi)（注意：?jiǎn)T工探親、旅游的機(jī)票不算，得記“福利費(fèi)”）；

- 住宿費(fèi)：出差住酒店的費(fèi)用（必須和公務(wù)相關(guān)，比如去外地開(kāi)會(huì)住的酒店，度假酒店可不行）；

- 伙食費(fèi)用：公司按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)的差旅津貼（比如每天50元伙食補(bǔ)助），或?qū)嶋H花的公務(wù)餐費(fèi)（別和員工聚餐的“福利費(fèi)”搞混）；

- 雜七雜八費(fèi)：市內(nèi)交通費(fèi)、打印費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、行李托運(yùn)費(fèi)，甚至因公出國(guó)的簽證費(fèi)、外幣兌換手續(xù)費(fèi)；

提示：?jiǎn)T工周末出去玩開(kāi)的差旅費(fèi)發(fā)票，哪怕抬頭是公司，也得計(jì)入“福利費(fèi)”，還不能抵扣增值稅！

二、核心流程：差旅費(fèi)做賬“三步走”

（一）第一步：?jiǎn)T工預(yù)借差旅費(fèi)（備用金）

員工要出差借錢(qián)，可別隨便打錢(qián)！得走正規(guī)流程：

- 借款時(shí)分錄：

借：其他應(yīng)收款——XX員工（寫(xiě)清員工名字，方便后續(xù)對(duì)賬）

貸：銀行存款（建議公戶轉(zhuǎn)賬，別用現(xiàn)金，留好轉(zhuǎn)賬記錄）

- 小技巧：建個(gè)“備用金臺(tái)賬”，記錄誰(shuí)借了多少錢(qián)、啥時(shí)候借的、去干啥出差，比如“銷(xiāo)售部李某，2024年10月20日借5000元，去上海參加展會(huì)”，后續(xù)沖抵時(shí)一目了然，避免有人借了錢(qián)忘了報(bào)。

（二）第二步：?jiǎn)T工報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)（分兩種場(chǎng)景）

報(bào)銷(xiāo)時(shí)最容易亂，別慌，按場(chǎng)景來(lái)！

場(chǎng)景1：無(wú)借款直接報(bào)銷(xiāo)（員工先墊付）

比如行政部王某自己墊錢(qián)去北京開(kāi)會(huì)，花了1605元：住宿費(fèi)1060元（取得增值稅專(zhuān)票，稅額60元）、高鐵票545元（有身份信息，可抵扣45元），回來(lái)直接報(bào)銷(xiāo)。

- 分錄：

借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 1500（1000 500）

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）105（60 45）

貸：銀行存款 1605

- 為啥這么做：住宿費(fèi)專(zhuān)票能抵扣6%進(jìn)項(xiàng)稅，高鐵票能按9%計(jì)算抵扣，這105元可是幫公司省的真金白銀！

場(chǎng)景2：有借款沖抵（員工先借錢(qián)再報(bào)銷(xiāo)）

這種情況要“多退少補(bǔ)”，比如銷(xiāo)售部李某預(yù)借5000元，實(shí)際花了4800元（含住宿費(fèi)2120元，專(zhuān)票稅額120元；交通費(fèi)2680元，無(wú)進(jìn)項(xiàng)稅），還回200元現(xiàn)金。

- 分錄：

借：銷(xiāo)售費(fèi)用——差旅費(fèi) 4680（2000 2680）

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）120

庫(kù)存現(xiàn)金 200（員工還回的錢(qián)）

貸：其他應(yīng)收款——李某 5000

- 如果花超了：比如技術(shù)部張某預(yù)借3000元，實(shí)際花3200元（含住宿費(fèi)1590元，專(zhuān)票稅額90元；交通費(fèi)1610元，無(wú)進(jìn)項(xiàng)稅），公司補(bǔ)付200元。

分錄：

借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 3110（1500 1610）

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）90

貸：其他應(yīng)收款——張某 3000

銀行存款 200

（三）第三步：特殊情況處理（超標(biāo)、分?jǐn)偅?/p>

1. 費(fèi)用超標(biāo)了怎么辦？

比如員工趙某預(yù)借4000元，報(bào)銷(xiāo)時(shí)住宿費(fèi)花了1000元，但公司標(biāo)準(zhǔn)是800元，超標(biāo)200元得自己掏腰包！

- 分錄：

借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 3600（合規(guī)部分：4000-200-200？不對(duì)，實(shí)際報(bào)銷(xiāo)3800元，合規(guī)部分3800-200=3600）

其他應(yīng)收款——趙某 200（個(gè)人承擔(dān)超標(biāo)部分）

貸：其他應(yīng)收款——趙某 4000

- 注意：超標(biāo)部分不能計(jì)入公司成本，也不能抵扣進(jìn)項(xiàng)稅，后續(xù)要催員工把200元還回來(lái)！

2. 差旅費(fèi)要分?jǐn)偟蕉鄠€(gè)項(xiàng)目？

比如員工一次出差同時(shí)服務(wù)A、B兩個(gè)項(xiàng)目，出差10天，其中6天服務(wù)A項(xiàng)目，4天服務(wù)B項(xiàng)目，總差旅費(fèi)5000元（可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅300元）。

- 分錄：

借：生產(chǎn)成本——A項(xiàng)目 3000（5000×6/10）

生產(chǎn)成本——B項(xiàng)目 2000（5000×4/10）

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）300

貸：銀行存款 5300

- 小技巧：分?jǐn)倳r(shí)要寫(xiě)個(gè)“費(fèi)用分?jǐn)傉f(shuō)明”，注明分?jǐn)倶?biāo)準(zhǔn)（比如按天數(shù)、工時(shí)），讓部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，避免后續(xù)算成本時(shí)扯皮。

三、稅務(wù)處理：這兩個(gè)“坑”千萬(wàn)別踩

（一）增值稅進(jìn)項(xiàng)稅抵扣

不是所有差旅費(fèi)都能抵扣！看清楚：

- 可抵扣的：

1. 住宿費(fèi)專(zhuān)票（稅率6%）；

2. 飛機(jī)票（有身份信息的，抵扣額=（票價(jià) 燃油附加費(fèi)）÷（1 9%）×9%）；

3. 火車(chē)票（有身份信息的，抵扣額=票面金額÷（1 9%）×9%）；

4. 長(zhǎng)途汽車(chē)票、輪船票（有身份信息的，按3%抵扣）；

- 不可抵扣的：

1. 員工探親、旅游的差旅費(fèi)；

2. 超標(biāo)部分的費(fèi)用（個(gè)人承擔(dān)）；

3. 發(fā)票抬頭錯(cuò)了、沒(méi)稅號(hào)，或沒(méi)有旅客身份信息的交通費(fèi)發(fā)票。

（二）個(gè)人所得稅處理

- 符合公司制度和當(dāng)?shù)囟悇?wù)標(biāo)準(zhǔn)的差旅補(bǔ)助（比如每天50元伙食補(bǔ)助、30元交通補(bǔ)助），免征個(gè)人所得稅；

- 超標(biāo)部分（比如每天發(fā)100元，超了50元），要并入員工當(dāng)月工資薪金，計(jì)算繳納個(gè)人所得稅！

四、常見(jiàn)問(wèn)題：財(cái)務(wù)人必看避坑指南

（一）票據(jù)審核要“嚴(yán)”

- 發(fā)票抬頭必須是公司全稱 統(tǒng)一社會(huì)信用代碼，住宿發(fā)票要寫(xiě)清入住時(shí)間、人數(shù)、房間號(hào)；

- 境外發(fā)票要附中文翻譯件，注明費(fèi)用明細(xì)（比如“住宿費(fèi)：1000美元，匯率6.9，折合人民幣6900元”）；

- 別用個(gè)人旅游發(fā)票、餐飲發(fā)票冒充差旅費(fèi)，要留好出差審批單、行程單、酒店入住記錄，確?！捌?、款、物”一致。

（二）科目核算要“準(zhǔn)”

- 別把差旅費(fèi)計(jì)入“福利費(fèi)”“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”：比如員工出差期間請(qǐng)客戶吃飯，這部分餐費(fèi)要計(jì)入“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”，不是差旅費(fèi)；

- 每月末要清理“其他應(yīng)收款”科目，對(duì)超過(guò)3個(gè)月未報(bào)銷(xiāo)的借款，發(fā)郵件提醒員工，避免長(zhǎng)期掛賬形成壞賬。

（三）制度要“全”

趕緊制定《差旅費(fèi)管理制度》，寫(xiě)清楚：

- 不同職級(jí)員工的住宿、交通標(biāo)準(zhǔn)（比如普通員工住快捷酒店，部門(mén)經(jīng)理住三星級(jí)酒店；普通員工不能坐飛機(jī)頭等艙）；

- 差旅補(bǔ)助怎么發(fā)（按天發(fā)還是實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)，每天多少金額）；

- 報(bào)銷(xiāo)要走啥流程（員工填報(bào)銷(xiāo)單→部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→財(cái)務(wù)審核票據(jù)→總經(jīng)理簽字→付款）。

五、總結(jié)

差旅費(fèi)做賬其實(shí)不難，記住“真實(shí)、合規(guī)、精準(zhǔn)”三個(gè)詞：支出要和公務(wù)相關(guān)，票據(jù)要真實(shí)有效，科目要按部門(mén)、項(xiàng)目算對(duì)，稅務(wù)抵扣別踩坑。

通過(guò)注冊(cè)公司，您可以更好地管理和控制企業(yè)的財(cái)務(wù)和資產(chǎn)。上面關(guān)于墊付稅款如何做賬的信息了解不少了，主頁(yè)希望你有所收獲。