注冊(cè)公司是創(chuàng)業(yè)者成為合法企業(yè)的第一步，也是最重要的一步。通過(guò)完成這個(gè)過(guò)程，你可以獲得法律保護(hù)，讓你的企業(yè)更加正式和專業(yè)。主頁(yè)將帶你了解員工報(bào)銷怎么做賬，希望你可以從中得到收獲。

這幾年，我接觸過(guò)很多公司的報(bào)銷流程，真是五花八門，有的靠表格走流程，有的靠Excel手動(dòng)填單，還有人用釘釘套模板、用郵件拉審批。乍一看都能用，但真正執(zhí)行起來(lái)，能讓人抓狂：

報(bào)銷流程繞來(lái)繞去，一不小心走錯(cuò)流程就要重來(lái)發(fā)票貼錯(cuò)、憑證丟了、審批晚了一天，財(cái)務(wù)直接打回報(bào)銷單寫完了，審批人出差、老板不在線，一拖就是半個(gè)月報(bào)的時(shí)候沒(méi)人說(shuō)不行，過(guò)了兩月報(bào)銷時(shí)突然說(shuō)“政策變了、額度超了、預(yù)算沒(méi)了”……

很多老板說(shuō)，“我們不是不愿意給員工報(bào)銷，是怕流程亂、制度管不住、財(cái)務(wù)出問(wèn)題?！?/strong> 很多員工說(shuō)，“我不是想報(bào)得多，是想報(bào)得快，別老折騰人?！?/strong>

今天我就徹底梳理一次“費(fèi)用報(bào)銷”這件事的底層邏輯，從流程到實(shí)操，從系統(tǒng)搭建到人員職責(zé)，給大家一個(gè)能落地、能上線、能省事的方法。

解讀中所用到的費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)，

已經(jīng)做成了完整的模板，可直接參考使用：業(yè)務(wù)管理模板中心-企業(yè)數(shù)字化解決方案中心-簡(jiǎn)道云

一、報(bào)銷流程為什么這么容易出問(wèn)題？

1.1 報(bào)銷流程不是財(cái)務(wù)的事，而是全公司的流程協(xié)同問(wèn)題

很多公司以為：“報(bào)銷流程歸財(cái)務(wù)管就好?！?其實(shí)真正的報(bào)銷從申請(qǐng)、預(yù)算、審批、付款、歸檔，涉及到財(cái)務(wù)、行政、用款人、直接上級(jí)、預(yù)算主管、法人代表……

只要一個(gè)人掉鏈子，整單就可能掛掉。

1.2 常見(jiàn)的五大問(wèn)題：

流程混亂：到底先報(bào)銷還是先借款？預(yù)算需不需要審批？差旅誰(shuí)先批？規(guī)則模糊：同樣是吃飯，有人能報(bào)200，有人只能報(bào)50；員工說(shuō)“以前都可以”，財(cái)務(wù)說(shuō)“現(xiàn)在不行了”數(shù)據(jù)斷層：實(shí)際支出早就發(fā)生，預(yù)算還沒(méi)審批完；系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)不上實(shí)際發(fā)票審批反復(fù)：打回一遍、重新填一遍，原來(lái)領(lǐng)導(dǎo)換了一個(gè)，流程全作廢效率極低：審批一輪一輪走，慢則半個(gè)月，最后員工都不想報(bào)了

二、一個(gè)靠譜的報(bào)銷流程應(yīng)該是怎樣的？

我給你一句話總結(jié)：

“事前申請(qǐng) → 事中控制 → 事后報(bào)銷 → 自動(dòng)歸檔”，每一步都有據(jù)可依，有流程可查。

下面我們來(lái)拆開(kāi)講清楚：

2.1 第一步：事前申請(qǐng)（預(yù)算 借款）

所有支出最好都能在發(fā)生之前先提出“申請(qǐng)”：

差旅前申請(qǐng)：去哪、干嘛、預(yù)算多少、計(jì)劃花幾天采購(gòu)前申請(qǐng)：要買啥、哪個(gè)部門用、有沒(méi)有預(yù)算、誰(shuí)批準(zhǔn)臨時(shí)借款：寫清楚事由、借款金額、預(yù)計(jì)什么時(shí)候報(bào)銷歸還

好處：

領(lǐng)導(dǎo)能提前知道用錢意圖財(cái)務(wù)能判斷是否有預(yù)算、是否違規(guī)員工有底，知道批了多少錢、后續(xù)能不能報(bào)

2.2 第二步：事中控制（預(yù)算 流程規(guī)則）

這一部分非常關(guān)鍵，決定你報(bào)銷流程是否可控可管理。

每類費(fèi)用要有明確的“報(bào)銷范圍 單據(jù)要求 報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)”不同費(fèi)用類別走不同審批流，比如： 差旅費(fèi)：?jiǎn)T工→部門主管→預(yù)算主管→財(cái)務(wù) 福利費(fèi)：?jiǎn)T工→人事→部門經(jīng)理→總經(jīng)辦→財(cái)務(wù) 采購(gòu)報(bào)銷：采購(gòu)員→部門主管→倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收→財(cái)務(wù)超預(yù)算/超限額的支出要強(qiáng)制預(yù)警 比如“單人工作餐超過(guò)100元”、“單項(xiàng)預(yù)算超支20%”，自動(dòng)打紅燈。

2.3 第三步：事后報(bào)銷（填單 上傳 審批）

這一步就是員工提交發(fā)票、填單據(jù)，系統(tǒng)記錄流程。

一個(gè)合格的報(bào)銷單需要這些要素：

2.4 第四步：自動(dòng)歸檔 財(cái)務(wù)對(duì)賬 入賬

員工一旦完成報(bào)銷，系統(tǒng)應(yīng)該能自動(dòng)把數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)：

系統(tǒng)對(duì)接財(cái)務(wù)憑證模塊，自動(dòng)生成付款記錄自動(dòng)計(jì)算應(yīng)還借款、已還金額，提示員工處理報(bào)銷單 附件歸檔存入文檔庫(kù)，隨時(shí)查、隨時(shí)審計(jì)

三、在OA系統(tǒng)中如何做好費(fèi)用報(bào)銷管理？

說(shuō)句實(shí)在話，很多公司“報(bào)銷難”“審批煩”，不是因?yàn)闆](méi)系統(tǒng)，而是把OA當(dāng)成“打印機(jī)”用了——流程設(shè)了，單據(jù)傳了，但沒(méi)人看、沒(méi)人算、沒(méi)人負(fù)責(zé)。接下來(lái)我就和大家分享一下，在OA系統(tǒng)中設(shè)置費(fèi)用報(bào)銷管理的詳細(xì)流程：

在OA系統(tǒng)中，企業(yè)能夠借助員工提交的報(bào)銷單，實(shí)時(shí)追蹤并嚴(yán)密監(jiān)控各項(xiàng)費(fèi)用的支出動(dòng)態(tài)，從而保障資金運(yùn)用的合理性與合規(guī)性?！纲M(fèi)用報(bào)銷單」表單組成如下圖所示：

1 公式編輯

「票據(jù)金額匯總/元」、「票據(jù)金額大寫」等字段均通過(guò) 公式編輯 功能進(jìn)行字段計(jì)算，以「票據(jù)金額匯總/元」為例，設(shè)置公式編輯為：票據(jù)金額匯總/元=SUM(票據(jù)錄入.發(fā)票金額/元)，設(shè)置步驟如下圖所示：

各字段公式設(shè)置如下：

字段名稱

公式內(nèi)容

票據(jù)金額大寫

RMBCAP(票據(jù)金額匯總/元)

報(bào)銷金額/元

"票據(jù)金額匯總/元"

付款金額

IF(支付確認(rèn)=="確認(rèn)",報(bào)銷金額/元,"")

付款時(shí)間

IF(支付確認(rèn)=="確認(rèn)",NOW(),"")

2 關(guān)聯(lián)其他表單數(shù)據(jù)

票據(jù)信息中「會(huì)計(jì)科目」字段通過(guò) 關(guān)聯(lián)其他表單數(shù)據(jù)，與「會(huì)計(jì)科目」表單關(guān)聯(lián)，設(shè)置步驟如下圖所示：

3 選擇數(shù)據(jù)

支付信息、收款信息均通過(guò) 選擇數(shù)據(jù) 從「資金賬戶」表單中選擇對(duì)應(yīng)的賬戶信息。

以支付信息通過(guò)選擇「資金賬戶」表單，查詢并展示賬戶相關(guān)信息為例，設(shè)置步驟如下圖所示：

4 數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)

支付信息中，賬戶余額/元通過(guò) 數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng) 功能，關(guān)聯(lián)了「資金賬戶實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)」表單中對(duì)應(yīng)的賬戶余額數(shù)據(jù)，設(shè)置步驟如下圖所示：

5 流程設(shè)置

員工因公產(chǎn)生費(fèi)用支出可發(fā)起費(fèi)用報(bào)銷，報(bào)銷需得到業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批同意后并出納付款，因此在流程中添加業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批節(jié)點(diǎn)、出納付款節(jié)點(diǎn)，并開(kāi)放表單中的審批相關(guān)的 字段權(quán)限 ，如：報(bào)銷審核結(jié)果。

以業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批節(jié)點(diǎn)為例，具體設(shè)置步驟如下圖所示：

這樣，一套費(fèi)用報(bào)銷流程就設(shè)置好了！

真正好的OA報(bào)銷系統(tǒng)，不是讓員工“跑流程”，而是讓流程自動(dòng)“跑起來(lái)”。

所以別再問(wèn)“為什么員工不愛(ài)報(bào)銷”“為什么財(cái)務(wù)老出錯(cuò)”，先看看你家的OA，做到這5點(diǎn)了嗎？

流程分類清晰嗎？報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)校驗(yàn)了嗎？發(fā)票自動(dòng)識(shí)別了嗎？數(shù)據(jù)沉淀了嗎？與財(cái)務(wù)系統(tǒng)閉環(huán)了嗎？

從上文內(nèi)容中，大家可以學(xué)到很多關(guān)于員工報(bào)銷怎么做賬的信息。了解完這些知識(shí)和信息，主頁(yè)希望你能更進(jìn)一步了解它。