注冊(cè)公司是創(chuàng)業(yè)者成為合法企業(yè)的第一步。這個(gè)過(guò)程可能會(huì)有些復(fù)雜，但是只有完成這個(gè)過(guò)程，你的企業(yè)才能夠合法地運(yùn)營(yíng)。接下來(lái)，主頁(yè)帶你了解企業(yè)采購(gòu)做賬步驟，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，采購(gòu)業(yè)務(wù)流程及管理制度希望可以幫你解決現(xiàn)在所面臨的一些難題。

采購(gòu)業(yè)務(wù)流程及管理制度

總 則

第一條 為了滿足公司飛速發(fā)展的需要，為了加強(qiáng)對(duì)本公司物資采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，財(cái)務(wù)部在李總的指示下，在項(xiàng)目部、采購(gòu)部等部門的配合下，特制定此制度。

第二條 對(duì)外采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的基本要求是采購(gòu)與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括：

（一）付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和洽談價(jià)格的業(yè)務(wù)；

（二）采購(gòu)合同的洽談人員、訂立人員和采購(gòu)人員不能由一人同時(shí)擔(dān)任；

（三）貨物的采購(gòu)人員不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收和記賬工作。

第三條 采購(gòu)部門的劃分

（一）生產(chǎn)原材料采購(gòu)：由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)辦理。

（二）日常辦公用品采購(gòu)：由行政管理部或其指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)辦理。

（三）對(duì)于重要材料的采購(gòu)，必要時(shí)由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購(gòu)作業(yè)。

第四條 采購(gòu)方式

一般情況，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購(gòu)：

（一）集中計(jì)劃采購(gòu)：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)較為有利，采購(gòu)前，先通知請(qǐng)購(gòu)部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，采購(gòu)部門集中辦理采購(gòu)。

（二）長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購(gòu)部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，批準(zhǔn)后通知請(qǐng)購(gòu)部門依需要提出請(qǐng)購(gòu)。

（三）未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔材料供應(yīng)商；如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的，采購(gòu)部必須提交書(shū)面變更供應(yīng)商陳述材料，獲得書(shū)面批準(zhǔn)后方可變更。

（四）詢價(jià)、議價(jià)結(jié)束后，需公司主管領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面同意方可定價(jià)，否則公司不予認(rèn)可價(jià)格（特殊情況下，需電話征得總經(jīng)理同意）；由此引起后果由責(zé)任人負(fù)全責(zé)。

（五）采購(gòu)合同簽訂由公司指定或授權(quán)委派專人負(fù)責(zé)，否則視為無(wú)效。

第五條 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)

（一）經(jīng)辦人員應(yīng)對(duì)廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理并經(jīng)過(guò)深入調(diào)查分析后，以電話或其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價(jià)。

（二）凡是最低采購(gòu)量超過(guò)請(qǐng)購(gòu)量的，采購(gòu)經(jīng)辦人員在議價(jià)后，應(yīng)在請(qǐng)購(gòu)單中注明，經(jīng)主管簽字確認(rèn)后上報(bào)。

（三）采購(gòu)經(jīng)辦人員接到“采購(gòu)申請(qǐng)單”后應(yīng)依采購(gòu)材料使用時(shí)間的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，需精選三家的供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的書(shū)面比價(jià)，經(jīng)分析后進(jìn)行議價(jià)，議價(jià)結(jié)果書(shū)面上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。

（四）采購(gòu)部門接到請(qǐng)購(gòu)部門（項(xiàng)目部、行政管理部）以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購(gòu)情況，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到請(qǐng)購(gòu)單后，按一般采購(gòu)程序優(yōu)先辦理。

具 體 實(shí) 施 細(xì) 則

第六條 采購(gòu)報(bào)銷流程圖

第七條 請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)

（一）使用部門根據(jù)本部門實(shí)際物資需求情況，填寫請(qǐng)購(gòu)單（即采購(gòu)單第一聯(lián)），明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、使用日期等，交給采購(gòu)部門審核。請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)有部門經(jīng)理簽字。

（二）采購(gòu)部門收到使用部門提交的請(qǐng)購(gòu)單時(shí)，審核后如確有必要購(gòu)買，由采購(gòu)經(jīng)理簽字，再請(qǐng)總經(jīng)理予以批示。采購(gòu)經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“采購(gòu)申請(qǐng)單”（即采購(gòu)單第二聯(lián)）后，應(yīng)按照上述總則操作，貨比三家，選擇出合適的供應(yīng)商后，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期。

（三） 采購(gòu)單一式四份，第一聯(lián)即使用部門提交的請(qǐng)購(gòu)單，第二聯(lián)即采購(gòu)部門使用的采購(gòu)申請(qǐng)單，第三聯(lián)交給財(cái)務(wù)（采購(gòu)員核銷時(shí)）,第四聯(lián)交給倉(cāng)管員（以備驗(yàn)收）。

第八條 驗(yàn)收與入庫(kù)

（一）采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)員要及時(shí)組織質(zhì)監(jiān)部門、倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)行入庫(kù)前的清點(diǎn)驗(yàn)收，驗(yàn)收過(guò)程中應(yīng)首先比較所收物資與請(qǐng)購(gòu)單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)是否相符，然后檢查物資有無(wú)損壞、使用性能優(yōu)劣。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門的人員應(yīng)對(duì)已收物資編制一式兩聯(lián)、事先編號(hào)的驗(yàn)收單進(jìn)行簽字，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)物資的依據(jù)，第一聯(lián)本部門留存，第二聯(lián)交給倉(cāng)管員。

（二）倉(cāng)管員根據(jù)進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告結(jié)果（主要是驗(yàn)收單）對(duì)合格貨品進(jìn)行入庫(kù)，入庫(kù)單必須通過(guò)采購(gòu)員、倉(cāng)管員簽字。不合格品由相關(guān)采購(gòu)員辦理退貨事宜。入庫(kù)單一式三份，第一聯(lián)本部門留存，第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)，第三聯(lián)交給采購(gòu)員。

第九條 付款與核算

（一）預(yù)付款采購(gòu)

1、按合同約定需要預(yù)付購(gòu)貨款的，由采購(gòu)員提供采購(gòu)申請(qǐng)單、合同復(fù)印件、付款通知書(shū)(注明付款事由、付款金額、對(duì)方單位名稱、

開(kāi)戶銀行及賬號(hào))，辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后(付款通知書(shū)須由總經(jīng)理簽字)，交公司財(cái)務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。

2、貨物及發(fā)票已到，驗(yàn)收合格并與購(gòu)貨合同、發(fā)票及清單核對(duì)無(wú)誤后，采購(gòu)員粘貼好報(bào)銷票據(jù)（采購(gòu)申請(qǐng)單、入庫(kù)單、購(gòu)貨發(fā)票、購(gòu)貨合同），財(cái)務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)做賬。

（二）現(xiàn)款采購(gòu)

采購(gòu)員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財(cái)務(wù)部借款，采購(gòu)回來(lái)后，采購(gòu)員持購(gòu)貨發(fā)票到倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)，由質(zhì)監(jiān)部門、倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收，并開(kāi)出入庫(kù)單（入庫(kù)單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價(jià)、金額、用途簽字）。入庫(kù)單必須通過(guò)采購(gòu)員、保管員簽字。采購(gòu)員粘貼好報(bào)銷票據(jù)（采購(gòu)申請(qǐng)單、入庫(kù)單、購(gòu)貨發(fā)票、購(gòu)貨合同），財(cái)務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報(bào)銷手續(xù)。

（三）后付款采購(gòu)

采購(gòu)員粘貼好報(bào)銷票據(jù)（采購(gòu)申請(qǐng)單、入庫(kù)單、購(gòu)貨發(fā)票、購(gòu)貨合同），財(cái)務(wù)部審核后由總經(jīng)理簽字。供應(yīng)商需要結(jié)款時(shí)，由財(cái)務(wù)將款項(xiàng)匯出。

（四）貨物已到發(fā)票未到，驗(yàn)收合格并與購(gòu)貨合同核對(duì)無(wú)誤后，如供貨方要求并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，可憑付款通知書(shū)支付不超過(guò)貨物總價(jià)值80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支付購(gòu)貨款。采購(gòu)業(yè)務(wù)完畢后，財(cái)務(wù)部門要催促采購(gòu)員及時(shí)結(jié)清購(gòu)貨結(jié)余款，不留“尾巴”。

（五）物資采購(gòu)必須取得發(fā)票方可報(bào)銷，如無(wú)特殊情況，發(fā)票應(yīng)是增值稅專用發(fā)票。

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